1. ¿Cómo se encuentra definida la función notarial?

Según el artículo 3 del decreto ley 960 de 1970, las funciones del Notario son:

El Consejo de Estado ha definido la función notarial como una función pública que se materializa a partir de la imposición de la fe pública en la prestación de servicios de autenticación de actos y documentos a favor de particulares. Sentencia -Sección Tercera- 11 de julio de 2013. Radicado 47001-23-31-000-2012-00055-01. Las actuaciones de los notarios pueden ser demandadas y controvertidas mediante la acción de nulidad.

Según la Corte Constitucional en sentencia C-093 de 1998 “el notario es un particular con carácter de autoridad a quien el Estado ha confiado la importante labor de brindar seguridad jurídica a los actos, contratos, negocios jurídicos y situaciones o relaciones jurídicas de los individuos, cuando en aquellos se exige el cumplimiento de ciertas solemnidades o cuando los interesados, previo acuerdo, optan por revertirlos de las mismas. Así se desprende de las funciones asignadas a los notarios en el artículo 3 del Decreto - Ley 960 / 70 por el cual se expide el estatuto notarial”.

El notario ejerce una competencia estrictamente documental ya que todos los actos en los que interviene deben constar por escrito, generalmente en escritura pública o en acta notarial. Dicha competencia es eminentemente rogada (debe ser pedida por los particulares) y está regida por el principio de la autonomía de la voluntad. El notario es entonces un profesional libre que ejerce una función pública como fedatario, pero lo hace en nombre propio y bajo su propia responsabilidad. (Bustamante, 1987, p.471).

2. ¿El notario es un particular o un funcionario público?

El notario es un particular; pero no un particular cualquiera, porque al colaborar con el Estado, está desempeñando una función que por razones de eficiencia y buen servicio, se ha confiado a un grupo de profesionales del derecho, que deben superar un concurso de méritos para desempeñar sus competencias.

Ahora que conocemos las funciones del notario y la razón por la cual se le considera un particular que desempeña un servicio público, los invito a conocer de forma detallada, una de sus funciones principales, aquella que consiste en dar fe pública de los actos, contratos y documentos que se le presenten. La fe pública es una finalidad básica del servicio notarial mediante la cual se declara la autenticidad de determinados actos y documentos, de modo que tengan los efectos jurídicos para que su contenido sea socialmente exigible, y además puedan ser presentados ante las autoridades judiciales competentes.

La fe pública, es la garantía que da el notario al Estado y al particular, cuando determina que el acto o contrato presentado ante su presencia, se realizó conforme a derecho y que lo relacionado en él, es cierto. (Fernández, 2007, p.175).

Según la Corte Constitucional la función de dar fe es de interés general, por cuanto establece una presunción de veracidad sobre los documentos y los hechos certificados por el notario, con lo cual permite un mejor desarrollo de la cooperación social entre las personas, en la medida en que incrementa la seguridad jurídica en el desenvolvimiento de los contratos y de las distintas actividades sociales. Sentencia C-863 de 2012.

En esa línea temática habiendo comprendido la naturaleza de la función de fe pública, se procede a señalar los efectos de esta prerrogativa:

Los efectos de la función de fe notarial, permiten concluir que el notario cumple dos roles esenciales en el desempeño de sus competencias:

Después de haber descrito los efectos y los roles que implica la función de fe pública notarial, vamos a continuar profundizando sus rasgos más característicos y esenciales. El ejercicio de las funciones del Notario busca que los particulares tengan certeza sobre los derechos y obligaciones que se generan, cuando celebran un contrato o convención, en el tráfico comercial. Lo que se busca es otorgarle seguridad jurídica y valor probatorio a todas las declaraciones que se realizan ante los círculos notariales, a fin de que cada una de las cláusulas y términos contractuales, puedan vincular jurídicamente a quienes los firmaron.

El notariado constituye entonces una función pública, que el Estado organiza para proporcionar autenticidad a los actos que, conforme a la ley, deben constar en documentos solemnes. Racionalmente, el fin que persigue la ley, es la salvaguarda y garantía de validez de determinados actos que, deben pasar por el filtro de profesionales de derecho que deben revisar, verificar y dar fe de los autores y sus declaraciones sobre bienes o situaciones personales.

La autonomía notarial hace referencia a que el notario puede ejercer libremente sus competencias, y autorizar o denegar los documentos que estime convenientes. Esto sucede porque el notario no ostenta ninguna clase de jerarquía, es la única persona dentro de su despacho y sus actos no pueden ser revisados por personal de la misma notaría.

Sin embargo, los actos de los notarios pueden ser revisados posteriormente mediante visitas ordinarias, que realiza la Superintendencia de Notario y Registro cada año y también a través de visitas extraordinarias en cualquier tiempo, cuando así lo requiera el servicio. En igual sentido, la función notarial implica que el notario debe orientar a las personas para que conozcan los efectos y las consecuencias de firmar un documento o contrato, pues solo de ese modo pueden comprometer su voluntad de manera informada y consciente. Así mismo la función notarial supone que los documentos deben formalizarse por escrito para que quede registro de ellos y puedan ser utilizados posteriormente en actuaciones judiciales o administrativas.

3. Elementos de la función notarial

Los elementos de la función notarial son: la voluntariedad, la intervención del Notario, el poder fedante y el objeto formal, a continuación hablaremos de cada uno de ellos.

En conclusión el notario interviene para dar fe pública a los actos y contratos, por voluntad de las partes, sin que pueda declarar con fuerza vinculante derechos o deberes atribuibles a los sujetos de la relación jurídica.

4. Requisitos para ejercer el cargo de Notario

Según el artículo 132 del decreto del decreto 960 de 1970 para ser notario se requiere cumplir con los siguientes requisitos generales:

Para la prestación del servicio notarial, el país se encuentra dividido en círculos notariales que corresponden al territorio de uno o más municipios dentro de un departamento. A los círculos notariales se les asigna una categoría en específico, que impone el cumplimiento de una serie de requisitos adicionales que los notarios deben cumplir para pertenecer a esas jurisdicciones. A continuación se enuncian esas categorías y se identifican los requisitos para acceder a estas.

5. Modalidades de desempeño de la función notarial

Los notarios desempeñan sus funciones en propiedad, interinidad o por encargo.

5.1. En propiedad

Los notarios ejercer su rol en propiedad cuando cumplen con todos requisitos legales generales y específicos para ocupar el cargo, y han sido seleccionados por concurso. En este caso el cargo se ejerce hasta la edad de retiro forzoso (65 años), dentro de las condiciones de la carrera que se establecen para su ejercicio.

5.2. En interinidad

El Notario ejerce su papel en interinidad, cuando ha sido designado:

• Por no realizarse el concurso convocado o cuando este se declara desierto.
• Por encargo superior a tres meses.
• Por reemplazo de un titular que ha cometido una falta absoluta.

La persona designada en interinidad, que reúna los requisitos legales para acceder a una categoría notarial, tiene derecho a permanecer en el cargo hasta que sea reemplazado en propiedad por un notario que asuma sus funciones como titular.

5.3. En encargo

Es cuando se designa a una persona para que cumpla las funciones de un notario en propiedad o en interinidad, debido a su ausencia temporal. El encargo no podrá durar más de noventa días y debe recaer en lo posible, en la persona que el notario indique, bajo su entera responsabilidad. El notario titular no podrá separarse del cargo, mientras la persona que lo vaya a reemplazar no se haya asumido de forma efectiva sus funciones.

6. Efectos jurídicos y disciplinarios de no cumplimiento legal.

Cuando se ejerce la función notarial, sin cumplir las calidades que exige la ley, lo que ocurre es que el particular no puede autenticar ni dar fe pública de los documentos y actos que se le presentan a su despacho, porque sencillamente no cuenta con las facultades para asignar validez a los contratos y convenios que le son exhibidos por los ciudadanos. De forma más específica, la falta de autorización legal para ejercer el cargo notarial genera los siguientes efectos jurídicos y disciplinarios.

6.1. Efectos jurídicos

Según la Corte Constitucional en sentencia C-863 de 2012, el ejercicio de la función notarial sin cumplir los requisitos establecidos en el orden jurídico, genera:

• La falta de validez de los contratos donde la rúbrica del notario sea necesaria para generar obligaciones.

• La falta de valor probatorio de documentos que requieren autenticación para ser aceptados antes los jueces de la república.

6.2. Efectos disciplinarios

La responsabilidad disciplinaria es aquella en la que incurre el notario por el incumplimiento de los deberes impuestos por la ley que reglamenta el ejercicio de la función, el reglamento notarial y las resoluciones vigentes, en el resguardo de la ética y el decoro del cuerpo notarial. (Abella, 2010, p.185).

Según el artículo 60 de la ley 734 de 2002 constituye falta disciplinaria grave y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, el incumplimiento de los deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones.

7. Causas para la pérdida del cargo de Notario.

El cargo de notario se pierde en los siguientes casos:

• Por aceptación de su renuncia.
• Por ejercer un cargo público, salvo cuando, sea designado interinamente o por encargo para desempeñarse en la Rama Jurisdiccional o en el Ministerio Público, o en otra notaría o en una Oficina de Registro.
• Por no presentarse a ejercer el cargo, después de vencido el término de una licencia de descanso que se le haya concedido.
• Por destitución proferida por una autoridad pública, debidamente ejecutoriada.

Sin embargo el hecho que el notario pueda perder su calidad, no es motivo para desconocer sus derechos adquiridos, tales como:

• La inamovilidad en el ejercicio de su función, es decir la posibilidad de que solo puede ser removido por su mal desempeño, pues tiene derechos de carrera que no pueden ser desconocidos ni vulnerados.
• El pago de vacaciones, licencias por enfermedad, incapacidad, paternidad, maternidad, o muerte de algún familiar, o la cancelación de viáticos por la asistencia a certámenes nacionales o internacionales, bajo razones debidamente justificadas.
• El reconocimiento de las remuneraciones salariales y prestaciones sociales, durante el tiempo que prestó sus servicios en el círculo notarial respectivo.

Referencias bibliográficas

• Abella, A, (2010), Derecho Notarial, Derecho Documental, Responsabilidad notarial, Buenos Aires, Argentina, Zavalia.
• Burgos, B, (2011), Temas de interés en el derecho notarial y registral, Bucaramanga, Colombia, SIC. Disponible en: http://www.siceditorial.com/ArchivosObras/obrapdf/LIBRO%20BELCY%20BURGOS%20SANCHEZ%20%20web.pdf .
• Bustamante, J, (1987), Teoría general de la responsabilidad civil, Buenos Aires, Argentina, Abeledo Perrot.
• Fernández, B, (2007), Derecho notarial, México DC, Porrúa.
• Torres, G, (2015), La función notarial y su vulnerabilidad jurídica. Revista letras jurídicas, Número 21, Universidad de Guadalajara.

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